Fundusz socjalny to środki przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej pracowników. Zasady tworzenia i gospodarowania środkami funduszu reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. Ustawa narzuca na pracodawcę obowiązek założenia odrębnego rachunku bankowego, przeznaczonego tylko na środki funduszu socjalnego. Ma to na celu ochronę środków przed wydaniem ich na działalność nie związaną z polityką socjalną, ewentualnej egzekucji z tytułu różnych zaległości firmy, ponieważ rachunek ten jest chroniony i nie podlega egzekucji ani w sądowym postępowaniu egzekucyjnym, ani w administracyjnym postępowaniu egzekucyjnym.

Czy fundusz socjalny musi być w każdej firmie?

Fundusz socjalny musi istnieć w przedsiębiorstwach ze sfery budżetowej, bez względu na ilość zatrudnionych pracowników. Pracodawcy, którzy zatrudniają, na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego, co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek, ale nie bezwzględny, utworzyć fundusz socjalny. W przypadku rezygnacji z jego tworzenia, pracodawca musi umieścić zapis w układzie zbiorowym pracy lub przypadku jego braku w regulaminie wynagradzania.
Jeżeli pracodawca chce zrezygnować z już istniejącego funduszu socjalnego musi wprowadzić odpowiedni zapis do układu zbiorowego pracy, a jeżeli nie jest objęty układem, to do regulaminu wynagradzania. Potrzebna jest wówczas zgoda związków zawodowych lub gdy takowych w danym przedsiębiorstwie nie ma, uzgodnienia z reprezentantem załogi.

W przypadku firm, które zatrudniają mniej niż 20 pełnych etatów, pracodawca może, ale nie musi tworzyć funduszu socjalnego. Musi on jednak poinformować swoich pracowników o jego braku.

Na co można przeznaczyć środki funduszu?

Środkami funduszu socjalnego dysponuje pracodawca, ale mogą być one przeznaczone tylko na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do otrzymywania tego rodzaju pomocy oraz dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Mogą one obejmować:
• Dofinansowanie do wypoczynku pracownika – zarówno wczasy krajowe jak i zagraniczne lub tzw. „wczasy pod gruszą”
• Dofinansowanie do wypoczynku dla dzieci – kolonie i obozy
• Działalność sportowa – z reguły karnet na basen, karnet do klubów sportowych
• Działalność kulturalna – dopłaty do biletów do kina, teatru, na koncert lub inne imprezy kulturalno-rozrywkowe
• Pożyczki na cele mieszkaniowe – kupno mieszkania, budowa lub kupno domu, remont domu lub mieszkania. Kwotę pożyczki na cele mieszkaniowe oraz jej oprocentowanie co roku ustala pracodawca w zależności od środków, którymi dysponuje fundusz
• Bony, talony bądź karty przedpłacone dla pracowników
• Paczki okolicznościowe dla dzieci
• Imprezy i wyjazdy integracyjne
• Zapomogi w wypadkach losowych – choroba pracownika, pożar mieszkania lub domu. Zapomoga taka może być bezzwrotna.
Niedopuszczalne jest, aby z funduszu socjalnego finansować: szkolenia lub inne formy edukowania pracowników, opiekę medyczną, dopłat do żywienia zbiorowego, dopłatydo przejazdów i dojazdów do pracy, kupno upominków i prezentów dla pracowników.

Czy wszystkim pracownikom przysługuje jednakowe dofinansowanie?

Głównym kryterium decydującym o wysokości dopłat z funduszu jest wysokość dochodu przypadającego na członka rodziny. Pod uwagę brany jest nie tylko dochód pracownika objętego funduszem, ale również jego współmałżonka. Świadczenia muszą być zróżnicowane, bowiem przyznawanie wszystkim uprawnionym świadczeń w jednakowej wysokości grozi pracodawcy grzywną. Zapis o wysokości przyznawanych świadczeń powinien znaleźć się w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Najczęściej stosuje się procentową metodę różnicowania. Dla osób mających najcięższą sytuację materialną dofinansowanie może wynosić np. 40%, a dla tych w lepszej sytuacji np. 20 %.

Kto może korzystać z funduszu socjalnego?

Prawo do świadczeń z funduszu socjalnego mają:
• pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze godzin oraz członkowie ich rodzin,
• pracownicy korzystający z urlopów wychowawczych,
• emeryci i renciści – byli pracownicy zakładu oraz członkowie ich rodzin,
• członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i byłych pracownikach, jeżeli pozostawali na ich utrzymaniu,
• osoby, którym zakład przyznał prawo do korzystania ze świadczeń funduszu, np. pracownicy, którzy w danej chwili przebywają na urlopach bezpłatnych,
• pracownicy młodociani, z którymi zakład zawarł umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• osoby, z którymi pracodawca zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej,
• osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej, wykonujący pracę nieprzerwanie co najmniej 30 dni.