Szkoła jest jedną z tych instytucji, w której ochrona danych osobowych ma kluczowe zastosowanie. Ogromna ilość przetwarzanych informacji, wielość przeróżnych rejestrów i liczba osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, sprawia, że szczególnie szkoły są narażone na pojawianie się różnego rodzaju nieprawidłowości w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych.
Obowiązek realizacji wymogów ustawy o ochronie danych osobowych (czytaj więcej) w placówkach oświatowych spoczywa na dyrektorze placówki, który jest w myśl ustawy administratorem danych. To on odpowiada przed Głównym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości. Nie powinno dziwić zatem zainteresowanie powoływaniem administratora bezpieczeństwa informacji w placówkach oświatowych. Osoba zatrudniona na tym stanowisku zdejmuje bowiem z, i tak już obciążonego innymi zadaniami, dyrektora sprawy związane z prowadzeniem rejestru baz przetwarzanych danych oraz wszystkie kwestie konieczne dla zapewnienia prawidłowego przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przeszkolenia pracowników w tym zakresie.
W pracy szkoły należy zwrócić szczególną uwagę na trzy grupy osób, których dane są przetwarzane. Są to nauczyciele, uczniowie i rodzice uczniów. W zakresie danych osobowych tych trzech grup placówki oświatowe podlegają regulacjom różnych ustaw, których przepisy czasem stoją w sprzeczności ze sobą. Dlatego też ochrona danych może budzić kontrowersje, szczególnie w kwestii ujawniania niektórych danych innym instytucjom czy osobom prywatnym.
Nauczyciele
W przypadku nauczycieli niejasności wywołuje konieczność przekazywania danych osobowych instytucjom nadzorczym placówki oświatowej. Zdaniem GIODO uprawnione jest jedynie udostępnianie takich informacji, które są niezbędne w procesie nadawania kolejnych stopni awansu zawodowego. Przekazywanie innych informacji, w szczególności wymienianie imienia i nazwiska nauczycieli nie mających odpowiednich kwalifikacji jest zabronione. Ponadto zabronione jest przekazywanie pełnych akt osobowych nauczyciela. Według GIODO, nauczyciel jako pracownik określonej placówki oświatowej ma prawo do ochrony danych związanych z jego stosunkiem pracy.
Rodzice
Kolejną grupą, której dane przetwarza szkoła są dane osobowe rodziców uczniów. W tej kwestii GIODO uznał, że placówka oświatowa może przetwarzać jedynie te dane, które są niezbędne do wykonywania jej zadań statutowych. Zgodne z prawem jest zatem pozyskiwanie i przetwarzanie takich danych rodziców, jak adres zamieszkania czy telefon kontaktowy, które to dane pozwalają na utrzymywanie relacji i możliwość informowania rodziców o postępach ich dzieci w nauce. Nieuprawnione jest natomiast przetwarzanie innych danych, w szczególności danych wrażliwych takich jak wyznanie, przynależność rasowa czy orientacja seksualna. Co istotne, szkołą ma prawo przetwarzać dane osobowe rodziców, ale nie ma prawa ich udostępniać, ponieważ byłoby to uznane za ingerencję w prywatną sferę życia.
Uczniowie
Ostatnią, acz chyba najważniejszą grupą, której dane osobowe są przetwarzane przez placówki oświatowe są uczniowie. Szkoła przetwarza nie tylko ich podstawowe dane osobowe, jak imię nazwisko czy adres zamieszkania, ale również ogromną ilość innych danych związanych z procesem nauczania, postępami w nauce, osiągnięciami edukacyjnymi, nagrodami, karami, a także informacjami wrażliwymi, jak np. informacje o stanie zdrowia uczniów. Wszystkie dane uczniów muszą być zabezpieczone i chronione przez placówkę oświatową. Ich ujawnianie może nastąpić jedynie w sytuacjach związanych z procesem nauczania. Prawo wglądu do nich przysługuje jednak rodzicom i opiekunom prawnym uczniów, zatem szkoła nie może im zabronić np. zapoznania się z ocenami swoich dzieci, nawet jeśli są to już osoby pełnoletnie. Uprawnienie to jednak nie przysługuje innym osobom, zatem zabronione jest ujawnianie informacji na temat postępów w nauce innym członkom rodziny np. rodzeństwu, czy dziadkom. Nauczyciele nie powinni też umieszczać wyników sprawdzianów czy egzaminów z podaniem imienia i nazwiska ucznia np. na tablicy ogłoszeń, podając je w ten sposób to publicznej informacji. Takie rozwiązanie łamałoby bowiem ustawę o ochronie danych osobowych.
Zagadnienie, związane z ochroną danych osobowych w szkole, jest bardzo szerokie i budzi ogromne wątpliwości. Dbanie o prawo do ochrony danych swoich podwładnych i podopiecznych powinno być zatem jednym z kluczowych zadań dyrektora szkoły i przedmiotem jego szczególnej troski.