Seminarium jest prawdopodobnie najczęstszym wydarzeniem organizowanym przez planistów. Większość seminariów jest zaplanowanych na pół dnia lub cały dzień. Dla zainteresowanych stworzeniem listy kontrolnej dla planowanego seminarium, poniższe cechy zapewniają wysoką strukturę planowania i przeprowadzania seminarium.

A dla tych, którzy planują jednodniową lub wieloetapową konferencję, lepiej jest rozważyć podjęcie podobnego podejścia – lista kontrolna planowania seminaryjnego będzie po prostu dłuższa.

Przed przystąpieniem do badań nad wyborem miejsca, upewnij się, że zapoznałeś się z podstawowymi celami wydarzenia:

• Kim jest publiczność?
• Jaki jest temat seminarium?
• Gdzie należy się zlokalizować?
• Dlaczego ludzie w tym uczestniczą?
• Jaki jest program seminarium?

Jest szereg narzędzi, które powinny być postrzegane jako doskonałe źródło najlepszych praktyk, które pomogą organizatorowi spotkania zaplanować wydarzenia, takie jak seminaria biznesowe. Dzięki bezpłatnym narzędziom każdy planista imprez może utworzyć listę istotnych szczegółów. Obejmuje to (ale nie jest ograniczone do):

• Profil wydarzenia (data, czas, lokalizacja, kontakty itp.)
• Dane kontaktowe organizatora imprezy / hosta
• Informacje kontaktowe dostawcy
• Profil uczestnika
• Potrzebna przestrzeń
• Jedzenie i napoje
• Wymagania A / V
• Funkcja / pomieszczenie

Utwórz profil zdarzenia

Kiedy planista zaczyna zadawać kilka podstawowych pytań dotyczących omawianego wydarzenia, nadszedł czas, aby zbadać możliwe miejsca spotkania. Ważne jest, aby ściśle współpracować z organizatorem imprezy / gospodarzem w celu określenia rodzaju miejsca, w którym seminaria mogą być najbardziej dogodne zarówno dla organizatora, jak i dla gości (lista pomysłów może być nieograniczona):

• Lokalny hotel
• Miejscowy obiekt konferencyjny
• Prywatna przestrzeń restauracyjna
• Prywatne muzeum klubu / galeria sztuki

Zarysowanie potrzeb w zakresie seminariów

Większość miejsc chętnie przedstawi szacunkowe dane dotyczące ewentualnego seminarium. Firma cateringowa lub handlowa potrzebuje następujących informacji:

• Możliwa data (y) wydarzenia
• Liczba uczestników
• Styl konfiguracji pokoju
• Czas imprezy
• Wymagania dotyczące żywności i napojów
• Potrzeby A / V (w tym wynajem telewizorów, mikrofonów itp.)

Wskazówka: najlepiej wynająć technika A / V, aby zajął się techniczną obsługą wydarzenia.

Potwierdź i / lub opracuj Agendę

Ważne jest, aby planer imprez ściśle współpracował z organizatorem imprezy, ponieważ program wydarzenia będzie często zmieniać się od początkowej rozmowy do czasu rzeczywistego dnia wydarzenia. Planista imprezy musi być gotowy do dostosowania planu i musi ściśle współpracować z miejscem, aby mieć pewność, że wszystko działa sprawnie.

Potwierdź umowę

Gdy planista zna docelową liczbę uczestników i wymagania logistyczne na seminarium, powinien zapewnić przestrzeń i związane z tym wymagania. Większość umów powinna pozwolić planerowi na zmniejszenie lub zwiększenie zapotrzebowania na żywność i napoje do pewnej liczby dni przed imprezą. Wiele porozumień ograniczy się jednak do tego, że pozwoli grupie na zmniejszenie ilości, więc dobrze to wcześniej oszacować.