Efektywność to klucz do rozwoju firmy. Zmierzysz ją, poprawisz i ukierunkujesz dzięki wykorzystaniu odpowiednich wskaźników – KPI. Dowiedz się czym są i jak ich używać.
Plan artykułu:
- Czym są KPI
- Znaczenie KPI w firmie
- Jak wyznaczać KPI – rodzaje KPI
- Przykładowe KPI
- Podsumowanie
Czym są KPI
KPI, Key Performance Indicators, to tzw. kluczowe wskaźniki efektywności, czyli niefinansowe miary, odnoszące się do działania poszczególnych jednostek / zespołów w firmie i najlepiej oddające stan badanego zjawiska (stąd określenie „kluczowe”).
KPI wyznacza się w odniesieniu do konkretnych obszarów lub działów w firmie, albo pod konkretne projekty, czy kampanie marketingowe. Przy wyborze wskaźników KPI zawsze powinno się mieć na względzie cele, które będą realizowane oraz specyfikę danej branży.
Znaczenie KPI w firmie
Zarządzanie firmą, niezależnie od tego jak duża ona jest, wymaga stworzenia pewnego wspólnego języka, na który złożą się liczby, fakty oraz dane. Język ten musi być łatwy do jednoznacznej interpretacji, by unikać komunikacyjnych zgrzytów. KPI to taka próba kodyfikacji tego języka – każdy zna cele, każdy zna wskaźniki, każdy umie określić, czy realizacja celu idzie w dobrym kierunku.
Jak wyznaczać KPI – rodzaje KPI
Do mierzenia efektywności działań firmy możesz wykorzystać różne metryki, bo każda z nich może być Twoim KPI. Tyle teorii, bo w praktyce lepiej skupiać się na kluczowych obszarach działalności i wykorzystywać tylko takie metryki, które rzeczywiście mają realny wpływ na Twój biznes.
Żeby w kontekście zarządzania zasobami ludzkimi dokonać właściwego wyboru KPI przyjmij konkretne założenia: określ fazę rozwoju, w jakiej znajduje się firma oraz etap danego procesu HR. Inne KPI będziesz stosować dla młodej firmy, która pozyskuje pracowników, a inne dla firmy dojrzałej, która już ich zdobyła.
Po określeniu powyższych warunków, sprecyzuj jasno cel oraz składające się na niego mikrocele. Zacznij od poziomu ogólnego – firmowego, a potem przejdź do celów dla działów, zespołów, pracowników. I pamiętaj o jeszcze jednej rzeczy – wyznaczając KPI dla danego działu, np. właśnie dla działu HR, nie zapożyczaj KPI z innych obszarów. Każdy zespół powinien mieć swój zestaw metryk, by monitorować swoje działania. Oczywiście, powinny one być składowymi KPI firmowych, ale nie dopuszczaj do sytuacji, że działy przejmują nie swoje KPI. To zaburzy całą analitykę i uniemożliwi Ci uzyskanie jasnego obrazu tego, jak faktycznie działa Twoja firma.
Przykładowe KPI
Poniżej znajdziesz przykładowe kluczowe wskaźniki efektywności, które pomagają mierzyć wydajność działań działu HR. Może nawet znać część z nich, jeśli korzystasz z jakiegoś oprogramowania HR. Kolejność wymienionych KPI jest przypadkowa. Pamiętaj, żeby nie próbować wdrażać żadnego z nich, bez spełnienia warunków z poprzedniego paragrafu – określenia celów, fazy rozwoju firmy i etapu wybranego procesu.
Candidate experience – wskaźnik KPI mierzący zadowolenie kandydatów (tych zaakceptowanych oraz tych odrzuconych) z przebiegu całej rekrutacji i różnych jej obszarów. Wartość wskaźnika pomoże wyliczyć ankieta, w której osoby rekrutujące mogą ocenić m.in.:
- czas trwania rekrutacji,
- jakość komunikacji,
- przepływ informacji,
- przebieg samej rozmowy kwalifikacyjnej
- zawartość zakładki „Kariera” na stronie Twojej stronie (jeśli taką posiadasz).
Jakość aplikacji (candidate quality) – ten wskaźnik odnosi się do liczby osób, które przesłały swoje CV w związku z wybranym wakatem oraz zostały zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną (albo też przeszły cały proces rekrutacji). Innymi słowy, pozwala oszacować ilu kandydatów trzeba pozyskać w procesie rekrutacji, aby znaleźć kandydata o odpowiednich kompetencjach.
Czas rekrutacji (time to hire) – informuje o tym, ile czasu w firmie zajmuje zamknięcie wakatu, od momentu jego zgłoszenia (publikacji), do momentu zatrudnienia pracownika. Ważna jest efektywność działań w odniesieniu do sprawnego prowadzenia poszczególnych etapów. Wyliczając wskaźnik należy mieć na uwadze jakiego działu / stanowiska dotyczy wakat. Wartość wskaźnika będzie inna dla stanowisk o niższych wymaganiach, a inna dla stanowisk specjalistycznych i nie należy porównywać takich danych.
Koszt zatrudnienia (cost per hire) – ten wskaźnik ułatwia oszacowanie kosztów planowanej rekrutacji w odniesieniu do wybranego kanału pozyskiwania kandydatów i zawiera koszt publikacji ogłoszeń, koszt wykorzystywanego oprogramowania (np. systemu ATS), wynagrodzenie rekruterów, koszty wdrożenia pracownika oraz pomniejsze wydatki, ponoszone w czasie rekrutacji, np. koszty rozmów telefonicznych. Przeliczenie kosztów per kanał rekrutacyjny pozwala wytypować te najskuteczniejsze i najtańsze w eksploatacji.
Podsumowanie
Żeby wskaźniki KPI miały wpływ na efektywność Twojej firmy, musisz dobrze zrozumieć ich ideę i odpowiednio dobrać je do aktualnych potrzeb biznesowych. Aktualizuj swoje KPI, tak jak zmienia się Twoja firma. Dobieraj nowe wskaźniki analityczne, a rezygnuj z tych, których wartości nie pomagają Ci już realizować żadnych celów. Powodzenia!