Dokumentacja firmowa jest bardzo cenna. To zazwyczaj umowy opiewające na kilkadziesiąt tysięcy złotych lub więcej. Dlatego też, muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach tak, aby nie przedostały się w ręce niepowołanych osób. Ponadto, firmy decydują się na ich przechowywanie, aby mieć dowód zawarcia transakcji. Warto zastanowić się, jak zgodnie z prawem należy przechowywać dokumenty, i przez jak długi czas.

Jak przechowywać dokumentację firmową?

Dokumentacja firmowa powinna być przechowywana w bezpiecznym miejscu, do którego nie mają dostępu osoby nieupoważnione. Powinna być przechowywana w oryginalne. Dzięki temu, na pewno żaden urząd nie przyczepi się do oryginalności pisma. Można będzie cieszyć się z tego, że z tego tytułu nie będzie się miało żadnych, nawet najmniejszych problemów. Każdemu taka sytuacja przypadnie do gustu. Ważne jest, aby dokumenty były przechowywane według określonego schematu. Pozwoli to uzyskać właściwe ich uporządkowanie. Nie będzie problemu ze znalezieniem właściwego dokumentu. Nie trzeba będzie przekopywać całej sterty papierów, aby trafić na ten właściwy. Z takiego rozwiązania każdy będzie odpowiednio zadowolony.

Wersje elektroniczne dokumentów

Okazuje się, że obecnie niektóre dokumenty firmowe można przechowywać w wersji elektronicznej. Mogą to być wszelkiego rodzaju dokumenty potwierdzające sprzedaż, kopie dokumentów kasowych, dokumentacje inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe. Dzięki temu, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że dany dokument zaginie, jeżeli będzie umieszczony na bezpiecznym nośniku. Zawsze to lepiej przechowywać dokument w wersji elektronicznej. Ma się do niego dużo prostszy dostęp. Można dzięki temu cieszyć się z tego, że w każdej chwili można będzie zapoznać się z takim dokumentem. Będą mniejsze problemy z jego odszukaniem, co jak najbardziej każdemu się odpowiednio spodoba.

Przechowywanie ksiąg podatkowych i dokumentów księgowych

Najczęściej firmy zobowiązane są do przechowywania dokumentacji księgowej prowadzonych spraw aż do momentu ich przedawnienia. Zazwyczaj jest to 5 lat, a więc całkiem długi czas. Przede wszystkim, firmy zobowiązane są do przechowywania:

• Rejestru VAT
• Faktur
• Ewidencji środków trwałych
• Ewidencji wyposażenia
• Ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli jest to firma posiadająca samochody na wyposażeniu
• Dokumentów inwentaryzacyjnych

Dokumenty pracownicze

Okazuje się, że firma ma obowiązek przechowywań dane pracownicze zatrudnianej osoby przez 50 lat od momentu zakończenia przez tę osobę pracy w danej firmie. Jak widać, jest to całkiem długi czas. Jeżeli firma została zlikwidowana, to ma obowiązek przekazania tych dokumentów do archiwum, aby w razie potrzeby można było do nich dotrzeć.

Dokumenty płatnicze

Są to wszelkie dokumenty potwierdzające opłacanie składek na fundusz pracy i ubezpieczenia. Powinny być przechowywane do tego czasu, jak księgi podatkowe lub do momentu, gdy Zakład Ubezpieczeń Społecznych uzna, że właściciel firmy przeszedł na emeryturę. Wtedy już nie trzeba takich dokumentów przechowywać.

Zobacz także akcesoria biurowe sklep, który pomoże Ci w doborze produktów umożliwiających profesjonalne niszczenie dokumentów.